「今はやりのRPA!私が2年間で実現できた事務作業効率化の方法について」

初心者
「RPA話題になってるけど、実際のところ効果あるの?」

最近よく耳にするRPAについて、私が実際に社内導入した経験談をもとに
RPAを検討している人は「知ってた方がいいよ!」という内容をご紹介していきます。

こんな方にオススメの内容にまとめています。
「CMやネットでよく見かけるけど、結局何をするものなの??」
「自動化ってイメージがわかないけど、初心者でもできるの?」
「社内に導入しようと検討してるけど、導入時の注意点ってあるの?」

RPAという名前を耳にする機会は増えましたが、
実際のところよくわからない方も多いのではないでしょうか。
なるべく専門用語を使わずに解説していきますので最後までお付き合いください!

RPAとは

RPAご紹介

まず初めに、ご存じのない方に向けてRPAとは何かをご紹介します。

書いた人
RPA(Robotic Process Automation)とは簡単に言うと、

① 人がRPAツールを使って事務作業のフロー手順を作ります。
② 出来上がったものを動かしたいパソコンやサーバーに設定します。
③ 作った手順に従ってパソコンが動く。

このような流れになります。

プログラミングスキルは必要?

初心者
「でもそれって、プログラミングとかパソコンのスキルが必要じゃないの?」

不安になる方もいらっしゃるのでは??

書いた人

結論からお伝えしますと、RPAツールの種類と使い方次第
求められるスキルが変わります。

気になる方は「結局のところプログラミング初心者にも使えるのか」をご覧ください。

RPA導入のメリット・デメリット

初心者
「結局のところメリットとデメリットって何??」
RPA担当者や事務作業者それぞれが気になるところではないでしょうか。
もちろん担当する部署によってそれぞれ異なります。
ここでは、3つの視点に分けてご紹介します。

経営者側のメリット・デメリット

・メリット
 事務作業を自動化することにより、人材不足を対処できます
 人にしかできないサービス業務(接客など)の品質向上
 新しいビジネスへの幅を広げる時間が生まれる

・デメリット
 RPAにさせている業務を管理する人間が必須
 自動化安定までに時間がかかる
 業務方針を変えてしまうと、自動化の修正が必要になる

事務作業者側のメリット・デメリット

・メリット
 自分の業務に余裕が生まれるため、より質の高い仕事ができる
 お客様の対応に集中できる
 残業を減らすことができる
 流れ作業となっていた仕事から手を離せる

・デメリット
 導入完了までが大変
 RPAツールについて知る必要がある
 残業代で稼げなくなる

RPA作成者側のメリット・デメリット

・メリット
 自動化が進むにつれ、自分のRPAツールが活躍する為やりがいがある
 経験を積むことで、RPAツールにもよりますが
 RPAツール導入検討中の企業に転職が有利になることも

・デメリット
 学習できるサービスが少ないので、独学な部分も多い
 事務業務を自動化するまでに、たくさん打合わせが必要

ここで紹介させて頂いたメリット、デメリットはあくまでも私がRPAで自動化を行った際に上がってきた意見や経験ですので、他にもあるかもしれません。
あくまでも参考程度にしてくださいね!

RPAの仕事は大変?それとも簡単?

効率化しやすかった事務作業は?

RPAツールで効率化しやすかったのは、
・Webサイトからの抽出や入力作業
・Excelに入力されているデータを基幹システムに入力する作業
・ファイル名の変更、フォルダの移動などです

例えば、
交通費の精査で安い運賃を検索するロボットや、
請求書データの完了分を別のフォルダに名前を書き換えて保存などです。

これらが自動化できたことにより経理業務時間の30%程が削減できました。
他にも自動化して効率化が測れたものも多いですが、
やはり効率化しやすいものは業務が確立しているものになります。

どうしても大変だった事務作業は?

RPAツールで苦戦をしたのが
他社ソフトとRPAツールとの相性の部分です。
・認識しない
・ボタンクリック指示が反応しない
・安定しない

例えば、
会計ソフトをRPAツールでフロー作成しようと思っても
ソフトを認識しない場合や、ロボットにボタンクリック指示を出したいけど、
このソフトだけ反応しないなどがあります。

ここで解決した方法が「別のRPAツールも使う」でした。

自動化までのオススメの手順とは

ここまで読んでいただいて、

初心者
「RPAのことはわかってきたけど、スムーズに自動化するコツってないの?」
こう思われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

私が自動化を進めるうえで失敗したお話と改善案をお伝えしていきます。

書いた人
皆さんに気を付けて頂きたいのは、
① 「ロボット作りは焦っちゃダメ!」
② 「他部署との話し合いは大切」
③ 「放置しない」

この3つが重要に思えます。

初心者
「え、当たり前なことだけど。」
と思われる方が多いと思いますが、
詳しく解説していきます。

① 「ロボット作りは焦っちゃダメ!」


これはどういうことかというと、ロボットを作るうえで大切なのは
「RPAでこれだけをするロボットを作る!」
例)1業務に100工程あるうちの1~10工程のロボットを作る

このように初めから全部を行えるロボットを作るのではなく
細かく業務を切り分けて、1部の業務だけを行うロボットを複数作るのが
業務改善の近道になります。

範囲が大きいロボットを作ってしまうと、
修正が必要になった際に

「あれ?どこを変えたらいいの?」
「1つ変えたら全然動かなくなっちゃった!」
などということになってしまいます。

その為、1つの業務をさらに細かく分けてロボットを作ることが重要になります。

② 「他部署との話し合いは大切」

私が自動化をするうえで一番苦戦した部分が部署間の連携です。
例えば、「この業務はこのやり方であっていますか??」や「この場合どうしますか??」
などのように、ロボットの設計時に確認をとって進めることが多くあります。

しかし初めてRPAの導入を進める場合、
「○○の業務は私の担当じゃないからわかりません。」
「今はその業務誰が担当か知らない。」
などのように事務担当者がわからないことが多く、
急に業務内容を変更されてしまう場合や、作ったロボットが無駄になることもしばしば。
会社の各部署の責任者を明確にし、一緒に業務を遂行する必要がありました。

RPAでの自動化を行う前に、プロジェクトマネージャーを立て
各部署との打合わせを綿密にすることが重要でした。

③ 「放置しない」

ロボットを設計するうえで、注意しなければならないのが
「完成したロボットが無駄になっていた。」です。

どういうことかというと、業務内容がいつの間にか変わっていて、
「どんな動きをするロボットなのか」
「何のために作られたのか」

作られたRPAロボットを管理している人がいなくなってしまうケースです。
あくまでも自動化が進んで慣れてきたころに起こりえますので注意して下さい。

RPAを自動化するうえで、最終的には各部署の責任者が
ロボットの管理を担うことが大切です。

結局のところプログラミング初心者にも使えるのか

ツールによって扱いやすい場合や複雑な場合があります。
数多くのツールが存在していますので、「できます!」といい難いところです。

ある程度の事であればツールに備わっている
「アクティビティ」で使用することができました。

「うちの会社は特殊で…。」
「ここは絶対こうできないと困るんだけど…。」
というイレギュラー対応もありますよね。

RPAツールによりますが、プログラミングで細かい指示ができたり
項数を減らしたりすることが可能になります。
よく使われるプログラミング言語はVBScriptに近いものが多いです。

私自身の経験で言いますと、実際フロー聞き取りの際に
「ここは特殊で…。」ということがありましたので使わざるを得なかった感じです。

そこで使ったプログラミングも長々書くということはなく、
ピンポイントで使うといった感じでしたので、
そういう場面に直面したタイミングで調べて使ってみる。
ということでも間に合うと思います。

まとめ

書いた人

RPAツールを導入するうえで、どのツールに決めるかのポイントは
社内業務のどの部分を自動化したいかを決めることが一番大切です。

私の場合は業務全体を自動化することを強いられていたので
社内全業務の見直しからになってしまいました。

まだ急ぎで導入する予定がない場合、
まずは社内業務の見直しを行い、どの部分を中心に進めるのか
方針を決めた方がいいと思いました。

それぞれ、RPAを導入していく上で、ぶつかる壁はたくさんあると思います。
周りの理解や同僚の手助けが必要になってくる場面も多くなります。

私の経験談をもとに、RPAツールで自動化を進め、
コミュニケーションやディスカッションなどを重ね
ロボット作成を円滑に進めて頂けましたら幸いです。

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